Inspections d'EDSC sur l'EIMT :
ce que tout employeur doit savoir avant de recevoir cette lettre

Récemment, un de nos clients employeurs a reçu une lettre de Service Canada / EDSC l'informant qu'il faisait l'objet d'une inspection en vertu des articles 209.3 et 209.4 du Règlement sur l'immigration et la protection des réfugiés (RIPR). Délai pour répondre : environ trois semaines. Documents demandés : considérables.

Cette situation est loin d'être exceptionnelle. Depuis les modifications apportées au RIPR en décembre 2013, EDSC a le pouvoir d'inspecter tout employeur qui a embauché un travailleur étranger temporaire (TET) suite à une EIMT favorable — et ce, jusqu'à six ans après le premier jour de travail du TET.

Cet article vise à vous donner un aperçu réaliste de ce qui est exigé, et surtout, à vous aider à comprendre comment éviter les pièges les plus courants. Toutes les informations identifiantes du dossier en question ont été anonymisées pour respecter la confidentialité du client.

Votre meilleure protection : la documentation dès le premier jour

S'il y a un seul message à retenir de cet article, c'est celui-ci : toutes les informations que vous avez indiquées dans votre demande d'EIMT, vous devez les respecter à la lettre.

Cela inclut, sans exception :

• Le code CNP de la profession ;
• Les tâches professionnelles décrites dans la demande ;
• Le salaire offert ;
• Le nombre d'heures par semaine ;
• Le lieu de travail ;
• Les avantages et la rémunération non monétaire ;
• Les exigences de scolarité annoncées dans l'offre d'emploi.

Tenir un dossier rigoureux dès le premier jour d'emploi du TET est votre meilleure police d'assurance. Un employeur bien documenté traversera une inspection avec beaucoup moins de difficultés qu'un employeur dont les pratiques étaient informelles, même lorsque ces pratiques étaient fondamentalement conformes.

Vos obligations après l'obtention d'une EIMT favorable

Une fois l'EIMT favorable reçue, vous êtes responsable de demeurer en conformité avec :

• Les conditions énoncées dans la lettre d'EIMT positive ;
• Les annexes de cette lettre ;
• Les exigences de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR) et de son règlement.

Modifications mineures vs modifications importantes : la grille de lecture officielle

La distinction entre modification mineure et modification importante est au cœur de la conformité dans le cadre du PTET. Voici comment EDSC établit cette différence.

Modifications mineures qui ne doivent pas être signalées

• Changements mineurs dans les tâches qui ne modifient pas le code CNP ;
• Augmentation salariale égale ou inférieure au plus élevé des trois éléments suivants : 2 %, le salaire en vigueur, ou l'Indice des prix à la consommation (IPC) de Statistique Canada — 2,1 % en 2026 ;
• Augmentation salariale pour se conformer aux lois fédérales, provinciales ou territoriales (ex. : hausse du salaire minimum).

Modifications mineures qui doivent être signalées

Ces modifications sont mineures, mais elles nécessitent d'être signalées au Centre de services aux employeurs d'EDSC :

• Erreurs administratives (faute d'orthographe, erreur dans un numéro) ;
• Changement de vos coordonnées ou de celles de votre représentant ;
• Rupture de la relation d'emploi (mise à pied, congé, déportation, annulation ou refus d'offre) ;
• Changement de lieu de travail dans la même région économique, sans changement d'activité ni d'employeur.

Modifications importantes — nouvelle EIMT généralement requise

Le piège le plus fréquent : les augmentations de salaire généreuses

C'est probablement la situation que nous rencontrons le plus souvent dans notre pratique, et celle qui cause le plus de surprises désagréables.

Un employeur, satisfait du rendement de son employé étranger, décide de lui accorder une augmentation de salaire généreuse — par exemple, passer de 22 $ à 26 $ de l'heure pour récompenser ses efforts. Geste bienveillant, intention louable… et possiblement une violation du PTET.

Pourquoi ? Parce qu'une augmentation supérieure au seuil permis constitue une modification importante qui exige soit une nouvelle demande d'EIMT, soit une divulgation volontaire si l'augmentation a déjà été accordée.

Une augmentation qui suit simplement le coût de la vie (l'IPC), ou qui se conforme à une nouvelle loi (par exemple une hausse du salaire minimum provincial), reste dans la zone de tolérance. La règle d'or : avant d'augmenter le salaire d'un TET au-delà de l'inflation, consultez un professionnel.

Comment se déroule une inspection d'EDSC

Une inspection peut prendre plusieurs formes, et EDSC a le pouvoir de les combiner selon ce qu'il juge nécessaire :

• Examen documentaire — l'employeur transmet par voie électronique les documents demandés ;
• Visite des lieux — endroits où le TET exerce son travail et/ou où il est hébergé par l'employeur ;
• Entrevues — avec l'employeur, les employés, et/ou le TET lui-même.

La fenêtre d'inspection s'étend du premier jour d'emploi du TET jusqu'à un maximum de six ans après cette date. Les documents sont à soumettre via le portail STDEI (Système de téléchargement de documents des enquêtes d'intégrité).

Les cinq motifs qui peuvent déclencher une inspection

L'article 209.5 du RIPR énumère cinq motifs officiels. Sur une lettre d'inspection type, EDSC coche celui ou ceux qui s'appliquent :

1. Motifs de soupçonner que l'employeur ne respecte pas ou n'a pas respecté les conditions de l'article 209.3 ;
2. L'employeur n'a pas respecté dans le passé les conditions de l'article 209.3 ;
3. L'employeur a été choisi dans le cadre d'une vérification aléatoire ;
4. EDSC est avisé de l'introduction ou de la propagation d'une maladie transmissible sur les lieux de travail ;
5. L'employeur emploie un étranger visé par un règlement pris en vertu de la Loi sur les mesures d'urgence ou de la Loi sur la mise en quarantaine.

Dans le cas que nous accompagnons actuellement, c'est le premier motif qui a été coché — autrement dit, EDSC avait des raisons de soupçonner une non-conformité. C'est le motif le plus préoccupant, parce qu'il signifie que quelque chose a attiré l'attention des autorités.

Les documents demandés dans une lettre d'inspection type

Voici concrètement ce qui était demandé dans la lettre de notre client, à titre d'illustration de ce que vous pourriez recevoir.

Annexe A — Informations sur le ou les TET concernés

Un tableau à remplir pour chaque travailleur étranger temporaire : numéro de l'EIMT, nom complet, date de naissance, coordonnées, nombre d'heures travaillées par semaine, salaire horaire, premier et dernier jour de travail.

Annexe B — Documents typiquement exigés

• Contrat d'emploi signé entre l'employeur et le TET
• Relevés de paie détaillés pour toute la période d'emploi
• Feuilles de temps ou registres des heures travaillées
• Preuves de versement du salaire (relevés bancaires, T4, etc.)
• Preuves des retenues à la source (impôts, RPC/RRQ, AE)
• Description des tâches réellement effectuées par le TET
• Preuves du lieu de travail (baux, photos, registres d'accès)
• Preuves d'hébergement fourni au TET, le cas échéant
• Preuves d'inscription à la CNESST ou équivalent provincial
• Plan de transition et preuves d'exécution (volet à haut salaire)

Les pouvoirs des agents d'EDSC : une portée très large

Conformément à l'article 209.9(2) du RIPR, un agent d'EDSC dispose de pouvoirs d'inspection étendus. Il peut notamment :

L'employeur, en vertu de l'article 209.4, doit se présenter aux date, heure et lieu précisés, fournir tout document exigé, et prêter toute l'aide possible durant l'inspection. Le refus de coopérer est lui-même une violation.

Les conséquences en cas de non-conformité : des répercussions durables

Conformément au paragraphe 209.95(1) du RIPR, l'employeur qui ne fournit pas une justification acceptable s'expose à des conséquences significatives :

Les sanctions directes

• Un avertissement ;
• Une sanction administrative pécuniaire (SAP) — pouvant atteindre 100 000 $ par violation ;
• Une période d'inadmissibilité au PTET — EDSC ne traitera plus aucune nouvelle EIMT tant que vous serez inadmissible ou en défaut de paiement de la SAP.

La liste publique des employeurs non conformes

C'est souvent la conséquence la plus redoutée sur le long terme. En vertu du paragraphe 209.997(1), votre nom, votre adresse et la nature des violations seront ajoutés à la liste publique des « Employeurs jugés non conformes » sur le site d'IRCC. Cette liste est publiquement consultable par les fournisseurs, les clients, les médias, les syndicats — et potentiellement vos concurrents.

Les répercussions supplémentaires

• Toute EIMT favorable existante peut être suspendue ou révoquée ;
• L'historique de conformité est pris en compte dans le calcul de futures violations ;
• EDSC peut partager l'information avec les autorités fédérales et provinciales (CNESST, MIFI, etc.) ;
• Vous pourriez devoir indemniser le TET en vertu des articles 209.3(3), 209.3(4), 209.3(5) et 209.4(2) du RIPR — par exemple en lui versant le salaire manquant si la non-conformité concerne sa rémunération.

La divulgation volontaire : une porte de sortie à ne pas négliger

Si vous avez déjà effectué une modification qui ne respecte pas les conditions de votre EIMT, n'attendez pas l'inspection.

La divulgation volontaire vous permet de signaler proactivement les changements à EDSC avant d'être inspecté. Bien qu'elle ne garantisse pas l'absence de conséquences, elle est généralement considérée comme un facteur atténuant lors de l'évaluation des sanctions.

Une divulgation volontaire bien préparée, avec les explications et les preuves appropriées, peut faire la différence entre un avertissement et une sanction pécuniaire substantielle. Plus important encore, elle témoigne d'une bonne foi que les agents d'inspection prennent en compte dans leur évaluation.

Comment nous accompagnons les employeurs dans ce type de situation

L'accompagnement d'un employeur dans le cadre d'une inspection d'EDSC suit habituellement quatre étapes :

1. Analyse de la lettre d'inspection — identifier précisément ce qui est demandé, le motif coché, les TET concernés et le délai applicable. Cette analyse détermine l'urgence et la nature de la réponse à préparer.
2. Inventaire documentaire — recenser, organiser, vérifier la cohérence et caviarder tous les documents pertinents. C'est souvent là que les écarts apparaissent — et qu'il devient possible d'évaluer l'étendue du risque réel.
3. Préparation des justifications — rédiger les explications nécessaires lorsque des écarts existent, en s'appuyant sur la documentation disponible et le cadre réglementaire. Lorsque la divulgation volontaire est la meilleure stratégie, nous la conseillons explicitement.
4. Soumission et suivi — téléversement via le portail STDEI avec la copie de la lettre d'inspection jointe, puis suivi rigoureux des demandes complémentaires que peut formuler EDSC après la soumission initiale.

Plus l'accompagnement commence tôt après la réception de la lettre, plus la marge de manœuvre est grande. Dans le cas que nous traitons en ce moment, le délai de réponse est de trois semaines pour rassembler des mois — parfois des années — de documentation.